Num mundo de tecnologia cada vez mais sofisticada que ameaça substituí-los, os assistentes pessoais estão fortes. Na verdade, o papel da AP está prosperando, presente em mais indústrias e organizações do que nunca. Embora os bots de IA e assistentes virtuais como Alexa e Siri exibam suas funções mais recentes, eles permanecem incapazes de fornecer o toque humano de uma grande parceria de PA.
A chave para esta resiliência é a adaptabilidade da função. A pista está no nome – quaisquer que sejam as necessidades pessoais e o estilo de trabalho de um gestor, empresário ou indivíduo, uma função de PA pode ser adaptada para fornecer apoio personalizado.
Mas essa mesma adaptabilidade pode tornar complexo o processo de contratação de PA. Que responsabilidades uma descrição do cargo de PA deve descrever? Como é a progressão de sua carreira? Que habilidades e experiência você deve procurar? Como o processo de contratação pode identificar os traços de caráter necessários para atender às demandas específicas de um indivíduo ou equipe?
Neste guia, nos aprofundaremos em cada uma dessas questões em detalhes. Destinado a quem quer saber como contratar um PA para uma função empresarial ou privada, esperamos fornecer-lhe as estruturas básicas a partir das quais poderá construir um processo de contratação personalizado – desde descrições de cargos e entrevistas até programas de integração e desenvolvimento de funcionários.
Conteúdo
O que é um assistente pessoal?
Por que contratar um assistente pessoal?
Tipos de assistentes pessoais
Como contratar um PA
Habilidades a serem procuradas em um PA
Escrevendo uma descrição do trabalho de assistente pessoal
Dicas para entrevistar um PA
Onboarding e integração
Aprendizagem e Desenvolvimento para PAs
Progressão na carreira PA
Perguntas frequentes
O que é um assistente pessoal?
Antes de contratar um assistente pessoal, você deve ter claro seu entendimento sobre um o que uma função de PA implica, e se é a escolha certa para você contratar um. É um investimento significativo, portanto, ter um conhecimento sólido dos diferentes tipos de AP, o que eles podem ou não fazer por você e os custos envolvidos, ajudará a agilizar o processo.
Um assistente pessoal (PA) é alguém contratado para fornecer suporte a um gerente sênior, proprietário de uma empresa ou indivíduo. Eles podem ser encarregados de tarefas administrativas comerciais e pessoais e são encontrados em organizações de todos os tamanhos, desde startups até PMEs e grandes corporações.
O que um assistente pessoal faz?
Devido à sua natureza personalizada, não existem duas funções de PA iguais. Dependendo das necessidades e preferências de um gestor, o responsabilidades de um PA pode incluir:
Gerenciar agendas e calendários
Lidar com correspondência (telefone e e-mail)
Criação de relatórios e documentos
Atas e agendas de reuniões
Organização de arquivos
Manutenção de material de escritório
Entrada de dados e gerenciamento de banco de dados
Organização de viagens
Assistência ao projeto
Gerenciamento de despesas
Os assistentes pessoais possuem uma ampla gama de habilidades para realizar suas diversas tarefas, mas existem várias responsabilidades fora de sua competência. Tanto o gerente quanto o PA devem estar cientes disso.
Serviços profissionais especializados
Transações financeiras não autorizadas
Tarefas pessoais fora do escopo
Limpeza profunda da sua casa
Cozinhando para sua família
Serviços de cuidados infantis
Assistente Pessoal vs Assistente Executivo
As funções de assistente pessoal e assistente executivo compartilham responsabilidades semelhantes, mas há várias funções importantes diferenças entre PAs e EAs. Embora a função de PA seja uma posição versátil que pode abranger o apoio a uma equipe, funcionários seniores e indivíduos, um EA trabalha individualmente com um executivo de alto nível em uma empresa. Um assistente executivo é normalmente considerado uma posição mais sênior e atua como o braço direito do executivo, assumindo mais responsabilidades relacionadas aos negócios.
Por que contratar um assistente pessoal?
Contratar um PA pode não ser a decisão certa para todas as empresas ou indivíduos, mas se você estiver sobrecarregado com sua carga de trabalho, PAs podem oferecer muitos benefícios que justificam a despesa.
Gestão Eficaz do Tempo
Com um PA cuidando da administração de seus negócios, viagens e calendário, você terá tempo livre para se dedicar a trabalhos mais críticos. Isso, por sua vez, melhorará sua produtividade e os resultados do seu trabalho.
Maior Organização
Os PAs cuidarão do arquivamento e recuperação de seus documentos e correspondências físicas e digitais, reduzindo o risco de perda de um relatório importante, e-mail ou passagens de viagem e hospedagem.
Comunicação Eficiente
Ter um assistente dedicado a monitorar toda a sua correspondência pode agilizar a comunicação com clientes e colegas. Um PA garantirá que todos os e-mails, telefonemas e cartas sejam respondidos dentro do prazo estipulado.
Suporte Pessoal
As demandas do trabalho muitas vezes podem fazer com que suas responsabilidades pessoais fiquem em segundo plano. Os PAs também podem ajudá-lo a ficar por dentro desse lado da vida, quando apropriado. Isso pode significar reservar um restaurante, comprar um presente ou providenciar cuidados infantis.
Tipos de assistentes pessoais
Com esse conhecimento das responsabilidades típicas de PA, você pode começar a combiná-las com seus requisitos e construir uma imagem de sua PA ideal.
Além de determinar as responsabilidades do PA, você também deve considerar o setor em que o PA trabalhará e a função do seu Diretor dentro da organização. Embora possam ter um conjunto de competências semelhante, os potenciais PAs terão conhecimentos e competências profissionais diferentes, pelo que encontrar alguém com experiência que corresponda ao seu sector e posição será crucial para o sucesso.
Existem vários diferentes tipos de PA sob a égide do assistente pessoal, incluindo:
PAs corporativos
Os PAs corporativos trabalham nos níveis de gestão sênior das empresas. Eles têm uma forte compreensão do funcionamento interno e da dinâmica de organizações complexas.
Assistentes de equipe (TAs)
Os TAs são especializados em fornecer suporte administrativo para vários membros da equipe. Dependendo do tamanho da empresa, pode ser toda a força de trabalho ou uma equipe específica de um departamento.
PAs privadas
PAs privadas são contratados diretamente por indivíduos para auxiliar em seus assuntos pessoais e/ou comerciais. Eles são especialistas em apoiar as necessidades de HNWIs, empresários, celebridades, famílias privadas e outros indivíduos de alto perfil.
PAs de escritório familiar
PAs de escritórios familiares especializar-se em auxiliar executivos seniores ou HNWI em family offices.
Assistentes de negócios
Os assistentes de negócios apoiam proprietários de empresas, executivos-chefes ou outros funcionários nos cargos mais seniores de uma organização. Esta é uma função de assistente mais sênior que normalmente requer vários anos de experiência.
PAs virtuais
Assistentes virtuais (VAs) oferecem suporte administrativo remoto para gerentes seniores, equipes ou indivíduos. Freqüentemente, são freelancers e podem trabalhar meio período para vários empregadores.
Como contratar um assistente pessoal
Depois de ter uma ideia clara do tipo de assistente pessoal mais adequado às suas necessidades, você pode iniciar a pesquisa. Esteja você trabalhando ou não com uma agência de recrutamento, existem alguns Melhores práticas de contratação de PA isso deve informar o seu processo de contratação de assistente pessoal.
Ajuste de personalidade
Como você trabalhará mais próximo do seu PA do que de qualquer outro colega, encontrar alguém com uma personalidade complementar à sua deve desempenhar um papel na tomada de decisão. Os melhores PAs sincronizarão rapidamente com os ritmos de trabalho e estilo de comunicação de seus gerentes e poderão se tornar um grande parceiro para brainstorming de ideias.
Considere a experiência anterior
A adequação da personalidade de um PA deve ser equilibrada com uma avaliação de seu histórico de trabalho. Experiência no mesmo setor ou em um empregador em posição semelhante são bons indicadores de que um candidato se integrará à equipe e ao tipo de negócio mais amplos.
Confie no seu recrutador
As agências de recrutamento de PA são especialistas quando se trata de equilibrar habilidades, experiência e personalidade na busca por candidatos. Quando lhe for apresentada a lista de candidatos de um recrutador, é importante confiar na sua experiência e considerar a sua seleção. Às vezes, um candidato pode não parecer adequado no papel, mas se um consultor experiente acredita que ele pode prosperar, provavelmente vale a pena uma reunião.
Gerencie as expectativas e seja responsivo
Ao recrutar potenciais PAs, lembre-se de mantê-los informados sobre quantas etapas estão envolvidas, o status atual da inscrição e quando eles podem esperar ouvir sua decisão. Após a entrevista com você – sejam eles bem-sucedidos ou não – eles apreciarão um feedback transparente que os ajudará a melhorar na próxima vez. Sua comunicação contribuirá muito para demonstrar a autenticidade de sua marca empregadora, o que, por sua vez, contribui para referências e credibilidade de futuros candidatos.
Habilidades a serem procuradas em um PA
Embora as funções do PA possam variar amplamente em termos de responsabilidades, há uma série de habilidades básicas de PA e traços de caráter que os melhores assistentes compartilham. Tenha isso em mente ao considerar candidatos para seu cargo de PA:
Organização
Para conciliar muitas tarefas variadas, prazos regulares e mudanças constantes, os PAs devem ter excelentes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo.
Comunicação
Como guardiões de seu Diretor, os PAs devem ser excelentes comunicadores escritos e verbais, confiantes ao lidar com clientes e colegas de todas as antiguidades.
Proatividade
Com os gestores seniores muitas vezes indisponíveis devido a reuniões e viagens, os PAs devem ser capazes de tomar a iniciativa sem orientação.
Critério
As PAs são partes de muitas informações privadas e sensíveis. Eles devem ser confiáveis e meticulosamente discretos.
Alfabetização em informática
As APs realizarão uma grande parte do seu trabalho em computadores, por isso precisam ter um bom domínio de vários programas importantes. Isso inclui software de e-mail, processadores de texto, software de planilha e ferramentas organizacionais como calendários e planejadores de projetos.
Resiliência
Os PAs trabalham em um ambiente de alta pressão e rápida evolução, exigindo uma pele dura e capacidade de permanecer profissionais em situações desafiadoras.
Escrevendo uma descrição do trabalho de assistente pessoal
Com seus critérios e processo de contratação em vigor, você precisará criar uma descrição de cargo detalhada e personalizada para os candidatos. Quanto mais específico, melhor, pois ajudará a filtrar candidatos inadequados e a atingir aqueles com a experiência certa e um interesse genuíno na função.
O abaixo é um geral Descrição do trabalho de PA modelo, que pode ser adaptado às suas necessidades.
Modelo de descrição de trabalho de assistente pessoal
Responsabilidades chave:
Elaboração eficiente de atas em reuniões de equipe e clientes
Extensas viagens com o diretor administrativo para reuniões e conferências, às vezes internacionais
Digitação clara e precisa de todas as cartas, memorandos, relatórios e documentos semelhantes a partir de notas taquigráficas
Salvar e arquivar, quando necessário, todos os documentos do banco de dados da empresa
Transcrição ocasional de ditados e memorandos de voz
Implementação e manutenção de um sistema de arquivo de escritório
Primeiro ponto de contato para todas as chamadas recebidas e visitas
Gerenciamento diário complexo, tanto comercial quanto pessoal, para o diretor administrativo e a equipe
Correspondência de e-mail extensa e eficiente
Atender chamadas telefônicas em tempo hábil, recebendo mensagens claras e detalhadas
Organização de reuniões, incluindo reserva de locais, pedido de bebidas e elaboração de atas
Requisitos essenciais:
Graduação em secretariado desejável, mas não necessário
Pelo menos três anos de experiência em função semelhante
Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
Competente com pacote Microsoft Office
Maneira educada ao telefone
Perfil de personalidade:
Extremamente organizado
Orientado para os detalhes
Focado e responsivo
Toma iniciativa
Um excelente multitarefa
Benefícios:
Salário e bônus competitivos
Associação à academia
Telefone da empresa
Esquema de pensão
Assistência médica
25 dias de férias anuais por ano
Outras descrições de cargos de PA
Para uma visão mais detalhada das diferentes funções de assistente, siga os links abaixo para visualizar nossos modelos de descrição de cargos.
Recepcionista/FOH
Administrador do escritório
Assistente de equipe/assistente pessoal júnior (PA)
PA
PA/Gerente de escritório/Operações
Assistente executivo (EA)
Assistente de negócios
Gerente de negócios / Chefe de Gabinete
Você também deve considerar o salários típicos de PA ao construir a descrição do seu trabalho.
Dicas para entrevistar um PA
Acertar as perguntas, o estilo e a estrutura da entrevista é fundamental ao considerar como contratar um assistente pessoal. A fase de entrevista é a chance de se aprofundar e encontrar o candidato que preenche todos os requisitos para ser seu assistente pessoal ideal. É uma prática recomendada combinar informações amplas e específicas Perguntas da entrevista de PA, pois isso criará uma imagem completa e detalhada do candidato.
Suas perguntas devem ser elaboradas para revelar insights sobre seu histórico profissional, realizações, comunicação, habilidades de resolução de problemas, conhecimento do setor, personalidade e interesses.
Perguntas gerais da entrevista
Fale sobre você
Por que deveríamos contratá-lo como assistente pessoal?
Qual é a sua maior força e fraqueza?
Como você prioriza tarefas e gerencia seu tempo de maneira eficaz?
Porque voce quer trabalhar aqui?
Perguntas da entrevista relacionadas à experiência
Você pode me contar sobre sua posição anterior?
Quais você acha que são habilidades importantes para um assistente pessoal?
Qual foi o maior erro que você cometeu no trabalho?
Você pode dar um exemplo de quando foi além de suas funções como assistente pessoal?
Você pode dar um exemplo de uma situação desafiadora que encontrou como assistente pessoal e como a resolveu?
Você já foi responsável pelo gerenciamento de planos de viagem?
Como você lida com o trabalho com informações confidenciais?
Você organizou um evento ou função?
Existe alguma parte deste cargo que lhe diz respeito?
Onboarding e integração
Com um processo de entrevista bem-sucedido e um novo assistente pessoal ansioso para começar, é vital não deixar as coisas pararem. Por ter um robusto Processo de integração do PA implementado, você pode garantir que a parceria com seu novo PA atenda e exceda seu potencial.
Defina expectativas
Na primeira oportunidade, você deve esclarecer as funções e responsabilidades detalhadas na descrição do cargo. Ambas as partes precisam de chegar a acordo sobre o que é da competência da AP.
Crie um cronograma
Você deve garantir que compreende os dias e horários de trabalho regular e as expectativas de comunicação e trabalho fora desses horários.
Use a tecnologia mais recente
Existem muitos ferramentas para PAs disponível. Aplicativos e serviços online estão agora disponíveis para agilizar muitas tarefas de PA, incluindo calendários, software de orçamento, programas de planejamento de projetos e muitos canais de comunicação.
Definir KPIs
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) ajudarão você e seu PA a monitorar suas conquistas e áreas de melhoria, garantindo que a relação de trabalho continue cada vez mais forte.
Configure uma base de apoio
Estabelecer parceria com seu PA com um mentor de trabalho e apresentá-lo a outros assistentes na empresa irá ajudá-lo a se adaptar e a se sentir mais confiante em seu trabalho.
Aprendizagem e desenvolvimento para PAs
Deve-se investir tanto esforço e reflexão para reter um excelente assistente pessoal quanto para contratar um. Ter um PA de longo prazo pode trazer muitos benefícios comerciais, desde a melhoria da eficiência até a manutenção de relacionamentos sólidos com os clientes, treinamento de novos funcionários e promoção da camaradagem entre toda a equipe.
Ao mesmo tempo que dá as boas-vindas a um novo PA na função durante a fase de integração, você também deve mostrar a ele como ele pode crescer no negócio. Isto poderia ser através de promoção interna, programas de aprendizagem e desenvolvimento ou cursos externos.
Ao investir ativamente no crescimento profissional do seu PA, você pode melhorar a qualidade do trabalho deles e, ao mesmo tempo, estimular a lealdade. Manter um membro da equipe qualificado e com profundo conhecimento prático do negócio é crucial para o sucesso.
As organizações podem oferecer oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento internas e externas como parte de seu pacote de benefícios aos funcionários. A orientação por parte de funcionários administrativos mais seniores é uma das formas mais eficazes de melhorar as competências dos assistentes pessoais existentes, e algumas empresas oferecem aos funcionários a oportunidade de diversificarem as suas competências com formação ministrada por outros departamentos.
Em termos de formação e qualificações externas, diversas organizações oferecem cursos orientados para carreiras empresariais e de administração pessoal. Nossa escolha do melhores cursos de PA incluir:
Escola de Mídia e Negócios de Oxford
OMBS’ O diploma profissional em negócios é um curso intensivo que forma com sucesso os melhores graduados em assistentes pessoais e secretárias. Seus ex-alunos são regularmente contratados pelas mais prestigiadas empresas, indivíduos e famílias.
Missão Profissional
Com sede em Londres, Busca oferece um curso de diploma e um programa de treinamento de pós-graduação para assistentes pessoais. Isso dá aos alunos uma base sólida nos negócios do mundo real para ajudá-los na transição do campus para o escritório.
Treinamento Pitman
Treinamento Pitman é uma ótima opção para quem já desempenha funções de PA, EA e VA. Seus cursos de diploma estão disponíveis on-line ou pessoalmente, enquanto cursos e seminários menos intensivos estão disponíveis para assistentes ocupados realizarem em seu tempo livre.
Vossa Excelência
Vossa Excelência oferece cursos online para assistentes de todos os níveis. Seus módulos de treinamento em gestão são perfeitamente adequados para PAs que buscam progredir para cargos mais seniores, como assistente executivo, gerente de escritório e muito mais.
Suporte Executivo
Suporte Executivo A revista oferece programas de treinamento altamente eficazes para assistentes. Com cursos online e presenciais oferecidos nas principais cidades do mundo, esta é uma opção fantástica e flexível para assistentes em qualquer momento de sua carreira.
Progressão na carreira PA
Ter uma compreensão completa de um carreira de assistente pessoal em diferentes organizações irá ajudá-lo a aconselhar seu PA sobre sua potencial progressão interna. Um caminho típico do nível básico ao sênior poderia ser assim:
Progressão de carreira PA em PMEs
Progressão de carreira PA em empresas de médio porte
Progressão de carreira PA em grandes empresas
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A postagem Guia definitivo: como contratar um assistente pessoal apareceu primeiro em Recrutamento de Tigres.
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Autora: Rebeca Siciliano
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