O papel de assistente pessoal é exigente. Requer um PA que corresponda ao ritmo da agenda diária do seu gestor, ao mesmo tempo que se mantém vários passos à frente dele. Para alcançar este equilíbrio, geralmente descobrimos que as APs precisam de alguns traços de caráter fundamentais.
Quaisquer que sejam as necessidades de um Diretor, os PAs devem estar preparados para todas as circunstâncias e prontos para antecipar o próximo passo. Tendo PAs recrutados desde 2001, geralmente esperamos que nossos melhores PAs possuam estas sete características:
Comunicação
Uma forte comunicação escrita e verbal é crucial para um PA. Cada um tem a sua forma preferida – e-mail, mensagem de texto, telefonema, cara a cara – mesmo quando se trata de um assunto em grande parte gerente pouco comunicativo. Não importa a preferência do gestor, um PA deve garantir que está retransmitindo todas as informações para ele.
Alguns executivos preferem que seus PAs participem de todas as reuniões com eles. Se for esse o caso, é crucial que o PA faça anotações completas para discutir após a reunião. Eles serão então capazes de separá-los e priorizar os pontos de ação. Se for uma reunião virtual, a vantagem é que um PA poderá gravá-la para consultar posteriormente.
Se um PA não comparecer às reuniões com seu chefe, é uma boa prática sentarem-se juntos depois para discutir tudo o que foi abordado.
Um PA também muitas vezes representará o seu chefe perante as principais partes interessadas ou será obrigado a “guardar”. Por esta razão, normalmente procuramos que o estilo de comunicação da AP seja diplomático, discreto e que permaneça calmo diante de alta pressão.
Exemplos de perguntas de entrevista sobre comunicação:
Você pode nos dar um exemplo de uma ocasião em que teve que transmitir informações complexas a alguém em linguagem simples e como conseguiu isso?
Como você abordaria uma conversa com um colega ou cliente frustrado em nome de seu gerente?
Resiliência
Um PA resiliente rapidamente se tornará um suporte inestimável para sua equipe. A maioria de nós, em um momento ou outro de nossas carreiras, ocasionalmente enfrentaremos o desafio de lidar com situações e pessoas complicadas. Podem ser clientes, gerentes, projetos urgentes ou apresentações decisivas. Os PAs, no entanto, veem tudo isso regularmente.
Não levar as coisas para o lado pessoal é fundamental, simplesmente porque eles estão frequentemente em situações de alta pressão e, na maioria das vezes (com ou sem razão), são vítimas de um indivíduo ou equipe frustrada.
Exemplos de perguntas de entrevista sobre resiliência:
Como você gerencia seus níveis de estresse em situações de alta pressão?
Você pode dar um exemplo de uma ocasião em que fez malabarismos com vários prazos?
Eficiência
Nem é preciso dizer que um grande PA deve ser organizado! Eles implementarão estruturas organizacionais em seu trabalho e se manterão fiéis a elas. Ao manter sua vida profissional organizada e organizada, um ótimo PA manterá a cabeça limpa e estará pronto para todas as situações.
O gerenciamento de e-mail geralmente desempenha um papel importante no dia a dia típico de um PA: ao organizar todos os seus e-mails em pastas definidas, eles podem ser divididos por remetente ou tarefa e armazenados em cada pasta. Alternativamente, existem aplicativos para ajudar a automatizar gerenciamento de caixa de entrada e agenda, garantindo que todos os e-mails estejam disponíveis quando necessário.
Nem é preciso dizer que cada PA monitora sua lista de tarefas com extrema precisão. Cada vez que surge uma nova tarefa, os PAs devem pensar na sua prioridade dentro da sua carga de trabalho e, em seguida, colocá-la na lista de acordo. Isso reduz as chances de esquecer algo e ajudará com gerenciamento de tempo.
Assumir as tarefas mais difíceis e demoradas no início do dia minimiza os níveis de estresse e maximiza o padrão de trabalho.
Exemplos de perguntas de entrevista sobre eficiência:
Como você organiza sua carga de trabalho?
Conte-nos sobre uma ocasião em que você melhorou a eficiência dos processos no trabalho e os resultados.
Proatividade
No mínimo, um PA deve ser proativo. É vital que eles possam ficar à frente do seu treinador, independentemente da situação. Isto muitas vezes significa rever as reuniões que o seu gestor tem no início da semana e garantir que todos os requisitos, tais como viagens, agenda e quartos, são considerados antecipadamente.
Pode haver um momento em que um gerente esteja fora do escritório ou em férias anuais, deixando a PA cuidar de seus assuntos. Como primeiro ponto de contacto para clientes e contactos, terão de manter elevados níveis de profissionalismo para garantir que estão a agir exactamente como o seu chefe faria em cada situação.
Exemplos de perguntas de entrevista sobre proatividade:
Você pode nos dar um exemplo de quando previu um problema potencial e foi capaz de evitá-lo com antecedência?
Que métodos você usa para ficar por dentro dos próximos prazos e eventos?
Atitude positiva
Não só a função de PA pode ser extremamente estressante às vezes, mas uma equipe ocupada considerará seu PA uma constante. Assim, uma AP bem-sucedida deve ser capaz de abordar cada situação com otimismo, trabalhando logicamente em cada problema para encontrar uma solução. Mantendo a calma e otimismo, eles serão capazes de concluir as tarefas com um padrão mais elevado.
Muitas vezes, um PA é obrigado a representar seu gerente e sua empresa por telefone, por e-mail ou pessoalmente. Portanto, eles precisam se sentir confortáveis em conversar e fazer networking, permanecendo sempre educados e corteses. Espera-se também que um PA permaneça positivo e tenha sempre uma atitude positiva, pois isso desempenhará um papel importante no moral da equipe.
Exemplos de perguntas de entrevista:
Descreva um momento em que você enfrentou um revés. Como você abordou e superou isso?
Descreva um desafio que você mais se orgulha de superar?
Auto-motivação
Os assistentes pessoais trabalham com gestores seniores com pouco tempo, por isso não podem esperar elogios sempre que concluem uma tarefa da sua lista de tarefas. A automotivação é, portanto, fundamental para que as AP possam progredir na sua carga de trabalho.
Os PAs mais eficazes estabelecerão metas para a jornada de trabalho, visando cumprir um determinado número de tarefas da lista antes do próximo intervalo para o café. Trabalhar duro pode parecer que não é reconhecido, mas sempre é notado.
Exemplos de perguntas de entrevista:
O que você faz para entrar em uma mentalidade de trabalho após um intervalo?
Descreva um momento em que você definiu uma meta desafiadora para si mesmo. Como você se manteve motivado para alcançá-lo e quais foram os resultados?
Critério
A discrição é um dos comportamentos mais importantes de um assistente pessoal, especialmente de PAs privados. Eles serão expostos a uma infinidade de confidências pessoais e profissionais como PA, e essa característica única fará com que os melhores assistentes cheguem longe em suas carreiras. Um fofoqueiro pode descobrir que sua credibilidade fica manchada desde o início, enquanto aqueles que entendem a confidencialidade logo se mostrarão indispensáveis.
Exemplos de perguntas de entrevista:
De que forma você manteve a confidencialidade enquanto trabalhava em um ambiente de equipe e como garante que as informações permaneçam seguras e protegidas?
Como você lidaria com uma situação em que descobrisse documentos confidenciais de um colega deixados no escritório?
Aprender mais sobre como se tornar um assistente pessoal.
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Autora: Rebeca Siciliano
