Assistentes pessoais de alto nível
Tal como as responsabilidades dos líderes empresariais seniores serão significativamente diferentes das do pessoal júnior na sua organização, os assistentes pessoais enfrentarão expectativas diferentes com base nos requisitos únicos e no estatuto do seu Diretor.
Um assistente pessoal de alto nível, muitas vezes chamado de assistente executivo, trabalha com profissionais em cargos de alto nível e desempenha uma função semelhante de alta pressão. Aqui, exploraremos o que incluem suas responsabilidades diárias e as habilidades e traços de caráter que os melhores assistentes pessoais possuem.
Definindo a função de um assistente pessoal de alto nível
Executivos-chefes, gerentes seniores e líderes empresariais de todos os tipos estão sob constante demanda por seu tempo, experiência e orientação. É função de um assistente pessoal ou assistente executivo proteger seu Diretor de quaisquer distrações e interrupções desnecessárias.
Eles cuidarão da administração demorada, da reserva de viagens, do gerenciamento da agenda e serão os guardiões das comunicações. Eles também podem assumir tarefas relacionadas à vida pessoal do Diretor.
Eles permitem que o Diretor mantenha o foco nas tarefas importantes e, como resultado, ajudam a manter o negócio girando.
Qualidades de um assistente pessoal excepcional de alto perfil
Como trabalham com empresários poderosos em um ambiente de alto risco, os assistentes pessoais precisam ter um conjunto específico de qualidades para que tenham sucesso na função. Os mais valiosos deles incluem:
Temperamento calmo – seja atendendo telefonemas de colegas, parceiros e clientes frustrados, ou lidando com um Diretor em ponto de ebulição, os melhores PAs precisam de cabeça fria
Discrição – trabalhar para executivos de alto escalão e alta administração significa lidar com dados confidenciais e participar de importantes discussões de negócios. Um assistente pessoal de alto nível precisará permanecer calado sobre qualquer informação coletada durante seu dia de trabalho.
Organização – os gestores seniores têm mais reuniões, mais chamadas e mais viagens, e precisam de poder contar com o seu assistente para se manterem em dia com esta agenda. Habilidades de organização e gerenciamento de tempo são essenciais.
Comunicação – como ponto de contacto do seu diretor, os melhores assistentes necessitam de uma excelente comunicação escrita e verbal, com compreensão do tom correto a utilizar com cada correspondente. Eles também precisam ser capazes de transmitir informações ao diretor de maneira clara e concisa.
Deveres administrativos de um assistente pessoal de alto nível
Tal como os seus homólogos assistentes pessoais mais juniores, os assistentes pessoais de alto nível assumirão muitas das tarefas administrativas relacionadas com o seu Diretor. A seguir, veremos as tarefas mais comuns.
Gerenciando agendas e compromissos ocupados
As agendas dos gestores seniores serão tratadas pelos seus assistentes pessoais. Isso significa que o assistente terá uma compreensão completa de onde o diretor precisa estar a qualquer hora do dia e o que fará. Pode ser uma reunião com um cliente, um discurso em uma conferência ou até mesmo uma participação na peça escolar do filho.
Organização de viagens e gerenciamento de itinerário
Além de saber onde o diretor deve estar em um determinado momento, um assistente pessoal de alto nível geralmente será responsável por levá-lo até lá. Reservar táxis, trens, aviões, hotéis e restaurantes é responsabilidade do assistente, e ele precisará ter raciocínio rápido para fazer ajustes nessas reservas, caso algo dê errado.
Gerenciamento de e-mail e comunicação
Alguns funcionários seniores podem exigir que seu assistente pessoal assuma total responsabilidade pela caixa de entrada de e-mail e pelas ligações telefônicas. Se for esse o caso, o assistente precisará ter um bom domínio da linguagem e do tom que deve usar em cada interação.
Organização e arquivamento de documentos
Um assistente pessoal de alto nível será responsável por organizar e armazenar os documentos físicos e digitais do Diretor. Muitos destes documentos conterão informações sensíveis e provavelmente serão necessários no futuro, por isso um assistente precisa de um bom chefe organizacional e de uma compreensão da segurança física e digital.
Suporte Pessoal e Serviços de Concierge
Além de executar uma série de tarefas relacionadas aos negócios para seu diretor, assistentes pessoais de alto nível geralmente oferecem suporte em assuntos pessoais. A extensão dessa transição para o lado pessoal caberá ao Diretor, mas normalmente espera-se que os assistentes pessoais cuidem do seguinte.
Compras pessoais e aquisição de presentes
Durante o horário comercial movimentado, assistentes pessoais podem ser solicitados a fazer compras. Pode ser levar um terno ao alfaiate, retirá-lo na lavanderia ou comprar um presente de aniversário para um membro da família.
Planejamento e Coordenação de Eventos
Com suas excelentes habilidades organizacionais e de gerenciamento diário, assistentes pessoais de alto nível são uma grande ajuda no planejamento de eventos pessoais. Desde reservar uma sala de eventos para uma festa de aniversário até encontrar um dia na agenda para um piquenique com a família, a responsabilidade muitas vezes é repassada a um assistente pessoal.
Apoio Familiar e Gestão Doméstica
Além de cuidar da agenda do diretor, assistentes pessoais também podem ser obrigados a supervisionar a agenda familiar. Isto pode incluir atividades extracurriculares e de fim de semana para crianças, férias em família e muito mais.
Muitos assistentes pessoais de alto nível gerenciam assistentes pessoais juniores na empresa e, portanto, são uma escolha natural para ajudar a gerenciar a equipe doméstica do diretor. Pode-se esperar que eles cuidem das escalas, pagamentos e contratações do pessoal doméstico.
Confidencialidade e discrição
Devido à antiguidade de seu diretor, assistentes pessoais de alto nível receberão muitas informações confidenciais. Quer se trate de informações nos relatórios que compilam ou de discussões privadas com clientes e outros colegas seniores, o assistente deve tratar tudo o que encontra com total discrição.
A importância da confidencialidade
Informações vazadas podem ter um enorme impacto negativo em todos os aspectos de um negócio. A imagem pública da empresa, a confiança do consumidor, os lucros e o moral dos funcionários podem ser afetados, portanto, qualquer assistente pessoal que seja parte de informações confidenciais deve ter um histórico comprovado como funcionário confiável.
Construindo Relacionamentos Profissionais
Mais do que qualquer outro assistente, um assistente pessoal de alto nível terá relacionamentos diretos com clientes, administração sênior e até mesmo com a família do diretor. Portanto, é importante que eles tenham um comportamento naturalmente sociável e educado.
Comunicação eficaz com empregadores e colegas
Em muitas situações do dia-a-dia, um assistente pessoal de alto nível será a voz do seu diretor – respondendo e-mails, telefonemas e conversando com colegas no escritório. Eles devem ser capazes de se comunicar claramente para evitar mal-entendidos e difundir possíveis problemas tanto de clientes quanto de colegas.
Colaborando com outra equipe de suporte
Embora a função de assistente pessoal de alto nível possa ser individual, ela também requer um talento especial para o trabalho em equipe. A maioria das empresas terá mais de um gerente sênior e, portanto, mais de um assistente de alto nível. Assim como os gestores devem trabalhar constantemente em conjunto para melhor dirigir o negócio, também os seus assistentes pessoais terão de se coordenar diariamente.
Leia abaixo algumas de nossas perguntas mais frequentes sobre as responsabilidades de um assistente pessoal de alto nível.
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Autor: David Morel
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