Desde o Retorno ao escritório (RTO) mandatos entraram em vigor, trabalhadores remotos, bem como recém-formados têm lutado para se ajustar às normas do escritório.
Uma coisa a lembrar é que o escritório é um espaço compartilhado. O que significa que inevitavelmente precisamos nos conformar com algumas regras “não escritas” que nos permitem ser respeitosos e estar atentos aos outros.
Desta forma, podemos criar um local de trabalho harmonioso, agradável para todos e que promova uma cultura de colaboração e produtividade.
Vamos mergulhar nos fundamentos da etiqueta adequada no escritório e ver como ela pode nos ajudar a construir uma cultura de escritório mais solidária e harmoniosa.
O que é etiqueta no escritório e por que ela é importante?
A etiqueta do escritório trata das regras de interação com os colegas de trabalho.
Vai além de simples boas maneiras – trata-se de promover uma atmosfera respeitosa e cooperativa.
Desde a forma como as reuniões são conduzidas e os conflitos são tratados, até o compartilhamento de espaços e o gerenciamento das comunicações, a etiqueta do escritório cobre tudo.
Desempenha um papel crucial para garantir que todos na equipe se sintam valorizados, respeitados e compreendidos. E promove uma cultura inclusiva e colaborativa, livre de conflitos no local de trabalho.
Existem muitas dicas sobre etiqueta no escritório. Mas para construir um ambiente de escritório saudável a longo prazo, é importante incorporar essas práticas como parte da sua integração e formação contínua.
Vejamos algumas regras básicas de etiqueta no escritório e como o treinamento relevante pode ajudar a criar um ambiente de escritório próspero.
Regras de etiqueta no escritório
1. Seja pontual
Estar na hora é a chave para manter as coisas profissionais. Seja chegando às 9h em ponto no escritório ou participando de reuniões em ponto, isso demonstra comprometimento com suas responsabilidades e consideração pelo tempo de todos. Além disso, começa bem o dia e ajuda a garantir que tudo corra dentro do prazo.
2. Vista-se adequadamente
Tenho certeza de que todos nós adoraríamos usar moletom e chinelos para trabalhar, mas isso é apropriado? Provavelmente não.
Seguir o código de vestimenta do seu escritório mostra seu profissionalismo e respeito pela cultura do local de trabalho.
Agora, dependendo da sua empresa ou função, as regras podem ser diferentes. Porém, cuidar da aparência é uma forma simples, mas eficaz de causar uma boa impressão e demonstrar seu comprometimento todos os dias.
3. Seja respeitoso
Esta regra visa mostrar gentileza e profissionalismo para com todos, valorizando suas contribuições e evitando comportamentos desrespeitosos. O respeito no local de trabalho promove uma cultura positiva e promove a colaboração entre os membros da equipe.
Da mesma forma, ser atencioso também é um sinal de respeito.
Pensar em como suas ações afetam os outros, minimizar o ruído, fazer chamadas telefônicas privadas e lidar com recursos compartilhados com cuidado são aspectos de ser atencioso. Esse comportamento profissional melhora a experiência de trabalho de todos e ajuda a manter um ambiente de escritório calmo e produtivo.
4. Cumprimente a todos
Ao chegar pela manhã, faça questão de dizer “Bom dia” para sua equipe e outras pessoas que encontrar no caminho para sua mesa.
Um ato tão simples ajuda a promover um ambiente de escritório amigável e inclusivo, fazendo com que as pessoas se sintam reconhecidas e valorizadas. Promove relacionamentos interpessoais e contribui para um ambiente de trabalho positivo e acolhedor.
5. Pratique a etiqueta nas reuniões
É muito provável que todos nós tenhamos participado de uma reunião que começou com 10 minutos de atraso, esperando pacientemente que as pessoas participassem. E para piorar a situação, a reunião atrasou-se devido à falta de preparação.
É por isso que a etiqueta nas reuniões é importante. O que isto significa?
Ser pontual
Ter uma agenda dedicada
Vindo preparado com notas e ideias
Ouvir ativamente sem interromper
Fazer contato visual enquanto alguém está falando
Esta preparação demonstra respeito e consideração pelo propósito da reunião e pelo tempo de todos.
6. Forneça clareza sobre sua disponibilidade
Ao trabalhar em casa, a orientação era sempre responder por e-mail, Slack ou Teams.
O escritório não deveria ser diferente. Você pode estar preso em uma reunião ou trabalhando em uma tarefa difícil.
Seja qual for o caso, forneça clareza sobre sua disponibilidade – seja por meio de seu calendário ou de seu status.
7. Preencher lacunas entre as interações remotas e no escritório
O imediatismo do escritório pode tornar as colaborações mais eficientes, no entanto, uma grande parte da força de trabalho ainda trabalha remotamente.
Faça um esforço consciente para manter seus colegas remotos informados sobre qualquer coisa que esteja acontecendo no escritório que seja relevante para eles. Isso garantirá que todos estejam na mesma página.
8. Comunique-se de forma eficaz para evitar conflitos
A comunicação clara minimiza a confusão e promove a partilha de informações simples e eficaz. Nós sabemos disso.
Mas também é crucial manter o respeito e o profissionalismo com os colegas de trabalho através de uma abordagem construtiva e calma.
A resolução eficaz de conflitos preserva bons relacionamentos e promove um ambiente de trabalho harmonioso.
Então, da próxima vez que você discordar de um colega, evite a reação instintiva de dizer “Isso é uma má ideia”. Em vez disso, diga “Vamos explorar outras opções que também podem funcionar bem”. E se a natureza do seu desacordo for mais pessoal, certifique-se de lidar com isso em um ambiente mais privado, como uma reunião dedicada.
9. Esteja atento aos sinais não-verbais
A comunicação não é simplesmente sobre o que dizemos. É também sobre o que fazemos.
A comunicação através de uma câmera reduziu nossa capacidade de controlar efetivamente nossa linguagem corporal pessoalmente. Um revirar de olhos condescendente, um encolher de ombros, um longo suspiro – essas são coisas que aprendemos a esconder através de câmeras desligadas e microfones sem som.
Esteja atento a quaisquer dicas não-verbais que você exibe durante ambientes colaborativos para reduzir ao mínimo os mal-entendidos.
10. Use recursos compartilhados com responsabilidade
É muito fácil nos deixarmos levar e presumirmos que tudo no escritório é propriedade pública. Mas, assim como você espera encontrar um pouco de leite para o seu café, ou bastante papel higiênico no banheiro, todos têm uma expectativa semelhante.
Garantir que os materiais e espaços de escritório partilhados sejam utilizados de forma responsável e deixados em boas condições para outras pessoas é fundamental para manter um ambiente de trabalho atencioso. Isso incentiva um senso de comunidade e respeito mútuo entre os colegas de trabalho.
11. Esteja atento ao espaço
Nos dias de hoje, os espaços de escritório em plano aberto são muito populares. Provavelmente porque o seu objetivo é promover um sentimento de igualdade e colaboração. No entanto, pode ser muito desconfortável quando algumas pessoas ocupam áreas de trabalho maiores e deixam pouco espaço para outras pessoas.
Esteja atento ao espaço que você e outras pessoas têm para se sentirem confortáveis e produtivos.
O mesmo vale para salas de reuniões. Se você tiver um próximo encontro individual, opte por reservar um quarto menor em vez de um que possa acomodar até dez pessoas.
Ter consideração quanto espaço você ocupa no escritório e evitar ultrapassar as áreas de trabalho de outras pessoas ajuda a manter um ambiente confortável para todos. Essa atenção plena apoia limites pessoais claros e garante um espaço de trabalho harmonioso.
12. Evite fofocas e respeite a privacidade dos seus colegas de trabalho
A fofoca pode ter um impacto significativo no local de trabalho, com o potencial de transformá-lo em um ambiente tóxico muito rapidamente.
Portanto, não se aprofunde nas questões da vida pessoal dos colegas de trabalho nem fale negativamente sobre eles. Essa abordagem ajuda a construir a confiança entre os colegas de trabalho.
Sim, as interações sociais no local de trabalho são importantes, mas não devem deixar ninguém desconfortável.
Evite tópicos delicados (questões de saúde, status de relacionamento, opiniões políticas, para citar alguns) que possam trazer sentimentos de desconforto e até mesmo serem considerados assédio.
13. Proteja documentos confidenciais
Segurança e conformidade são dois aspectos críticos do mundo corporativo atual. E embora estejamos bastante familiarizados com as respectivas regras e regulamentos online, podemos estar um pouco enferrujados quando se trata de replicá-los em um ambiente de escritório.
Então, apenas uma rápida atualização… Sempre armazene arquivos confidenciais em armários ou gavetas trancados e faça logoff do computador quando estiver fora de sua mesa para proteger informações confidenciais.
14. Ofereça ajuda a outras pessoas
Ajudar um colega de trabalho quando ele precisa pode realmente impulsionar o trabalho em equipe e o suporte no escritório. Isso não apenas resolve os problemas rapidamente, mas também ajuda todos a se sentirem mais conectados como equipe.
Se você notar um colega de trabalho lutando para cumprir um prazo, ofereça sua ajuda ou compartilhe recursos que possam ajudá-lo.
15. Fique em casa quando não estiver bem
Nem é preciso dizer, mas é importante que você fique em casa se estiver se sentindo mal. Priorizar a sua saúde e a dos seus colegas garante um ambiente de trabalho saudável. Também reduz as doenças generalizadas no escritório, o que pode afetar a produtividade.
16. Mantenha-o limpo e arrumado
Ter uma mesa e um espaço de escritório limpos e arrumados tem seus benefícios. Além do óbvio, que é reduzir a propagação de germes, trabalhar em um espaço bem cuidado melhora a produtividade.
Organizar seu espaço ajuda a evitar distrações desnecessárias que podem prejudicar sua eficácia. Organize regularmente sua mesa, descarte xícaras de café velhas e arquive documentos para manter sua área limpa e acessível.
Isso não só aumentará sua produtividade, mas também mostrará a seus colegas de trabalho que você é uma pessoa bem organizada e atenciosa.
17. Esteja atento aos cheiros
Você já sentiu um odor pungente vindo da cozinha do escritório enquanto você trabalhava? Bem, se sim, então você sabe que pode ser muito desagradável, para não mencionar uma distração.
Isso não quer dizer que você não possa comer o que quiser no escritório. Mas você precisa estar atento ao impacto que isso pode ter sobre seus colegas de trabalho, pois cada pessoa tem uma reação diferente a cheiros fortes.
Portanto, para estar atento, você pode evitar certos alimentos e perfumes, estando ciente da importância da higiene pessoal.
O que fazer e o que não fazer na etiqueta no local de trabalho
Na verdade, há uma série de coisas que você deve ter em mente ao retornar ao escritório. Mas isso não significa que deva ser opressor.
Consolidamos todas as regras de etiqueta adequada no local de trabalho em uma lista útil para ajudar a navegar nos RTOs.
Seja pontual e chegue pontualmente ao escritório e às reuniões
Seja minucioso com sua higiene pessoal e siga o código de vestimenta
Mantenha seu espaço de trabalho organizado e respeite os espaços compartilhados
Seja respeitoso com seus colegas de trabalho na maneira como você fala e se comporta perto deles
Comunique-se de forma eficaz e esteja atento à sua linguagem corporal para evitar conflitos
Evite fofocas e mantenha as interações em nível profissional
Cumprimente a todos para manter relacionamentos positivos e construir relacionamento
Treine seus funcionários em etiqueta de escritório
Mesmo que você possa usar este artigo como orientação, é importante tornar a etiqueta do escritório uma parte essencial do seu processo de integração e treinamento contínuo.
O treinamento em etiqueta no escritório é fundamental para um ambiente de trabalho positivo para todos. Aqui estão duas maneiras práticas de treinar e fortalecer as boas maneiras de escritório entre os funcionários:
Usando arquitetura espacial para treinar funcionários sobre regras de etiqueta no escritório
O design do espaço de escritório pode influenciar muito a etiqueta do escritório, fornecendo lembretes visuais e práticos. Ao organizar cuidadosamente o layout e usar sinalização, você pode promover um ambiente que promova naturalmente as boas maneiras. Aqui estão algumas estratégias a serem consideradas:
Colocação de cartazes: Use sinalização clara e amigável em todo o escritório para lembrar os funcionários das principais práticas de etiqueta. Por exemplo, placas na cozinha podem lembrar os funcionários de se limparem, enquanto placas nas salas de reuniões podem levá-los a verificar se a sala está arrumada antes de saírem.
Informar as pessoas sobre ferramentas de comunicação: usar ferramentas como Slack ou Microsoft Teams para enviar lembretes gentis sobre etiqueta no escritório. Por exemplo, uma dica ou lembrete semanal sobre etiqueta no escritório pode ser postado em um canal comum, promovendo práticas como respeitar horários de concentração ou reservar salas de reunião com antecedência.
Rotulagem de coisas: Rotule claramente os suprimentos para ajudar a manter a ordem e a limpeza. As etiquetas podem mostrar para onde vão os itens, como usar o equipamento corretamente ou lembrar os funcionários de substituir os itens que terminam. Isso não apenas ajuda a manter o escritório limpo, mas também simplifica o cumprimento das regras básicas de etiqueta do escritório, reduzindo o esforço mental necessário dos funcionários.
Usando plataformas de treinamento de funcionários e cursos prontos
Aproveitar a tecnologia e as ferramentas de eLearning pode ser altamente eficaz no treinamento de funcionários sobre etiqueta no escritório:
Plataformas de treinamento de funcionários: Usar uma plataforma de treinamento de funcionários para treinamento em etiqueta no local de trabalho é essencial para garantir que todos os funcionários tenham acesso ao treinamento. Essas plataformas servem como um centro central para gerenciar, ministrar e monitorar treinamentos de etiqueta no escritório. Eles oferecem várias ferramentas, como módulos interativos e vídeos, para aprimorar as habilidades de comunicação e colaboração. Além disso, com Plataformas de aprendizagem baseadas em IA, você pode personalizar de forma rápida e automática os materiais de treinamento para incluir as diretrizes relevantes para suas necessidades específicas.
Cursos prontos: os empregadores podem inscrever suas equipes em cursos pré-construídos que enfocam as principais regras de etiqueta do escritório, como Etiqueta de Email ou resolução de conflitos. Esses cursos geralmente apresentam tutoriais em vídeo, questionários e sessões interativas que ajudam todos a aprender e praticar habilidades importantes como profissionalismo, respeito à privacidade e comunicação clara.
Etiqueta de escritório para um local de trabalho próspero
A etiqueta no local de trabalho é mais do que apenas um conjunto de regras: é a espinha dorsal de um local de trabalho próspero, especialmente à medida que adotamos novas normas no regresso ao escritório ou na adaptação a configurações híbridas.
Ao adotar essas práticas e investir em treinamento contínuo em etiqueta no escritório, as empresas podem aumentar a produtividade e garantir que todos se sintam incluídos e valorizados. Com a positividade e a gentileza na vanguarda, podemos transformar nossos locais de trabalho em ambientes em que as pessoas desejam estar, e não apenas precisam estar.
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Autor: Giota Gavala
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