Como gerenciar um projeto do início ao fim em 5 etapas fáceis

Não é nenhum segredo que o gerenciamento eficaz de projetos é a chave para o sucesso. De acordo com os últimos Pulso da Profissão De acordo com um relatório publicado pelo Project Management Institute (PMI), empresas com um processo eficiente de gerenciamento de projetos concluem 90% de seus empreendimentos no prazo, dentro do orçamento e dentro dos padrões desejados.

Mas qual é a melhor maneira de abordar isso? E como você pode lidar com as dificuldades que possam surgir ao longo do caminho? Se você já se perguntou como gerenciar um projeto com sucesso do início ao fim, este artigo é para você.

Nas linhas a seguir, abordaremos a estrutura geral do gerenciamento de projetos e ofereceremos algumas dicas que o ajudarão a manter uma abordagem estruturada, porém adaptável. Vamos entrar no assunto.

Os 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos

No centro do processo de gerenciamento de projetos está o Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, ou o Guia PMBOK® abreviado. O PMI projetou esta estrutura para padronizar as práticas de gerenciamento de projetos.

Para gerenciar projetos de forma eficiente, o PMBOK descreve cinco grupos de processos:

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e controle
Fecho

Embora possam ser vistos como etapas de gerenciamento de um projeto, esses grupos de processos não são estritamente sequenciais – muitas vezes eles se sobrepõem e interagem entre si. Nas seções seguintes, exploramos cada grupo e seus componentes tradicionais com mais detalhes.

A. Início do projeto

Este grupo de processos envolve definir e autorizar o projeto ou uma fase do projeto. As principais atividades incluem a identificação das partes interessadas, a definição do escopo inicial e o desenvolvimento do termo de abertura do projeto, que autoriza formalmente o projeto.

Definindo o projeto

Sua primeira prioridade na fase de iniciação será definir o projeto. Seus objetivos de negócios neste contexto devem ser mensuráveis ​​e alcançáveis.

Identifique o escopo do projeto descrevendo claramente os seguintes elementos-chave:

Objetivos
Entregáveis
Limitações

Tanto os objetivos como os resultados precisam ser bem definidos e ter especificações acordadas. Em termos de limitações, defina o que será ou não incluído no projeto para evitar confusão no futuro.

Análise das partes interessadas

A seguir, considere as partes interessadas do projeto. Elabore uma lista de indivíduos, grupos ou organizações com interesse no projeto, tanto internos quanto externos ao negócio. Que nível de envolvimento cada um deles terá no projeto?

Durante o estilo de vida do projeto, você precisará envolver as partes interessadas estrategicamente com base no seu nível de interesse, portanto, certifique-se de responder a esta pergunta nesta fase. Desta forma, você pode adaptar seus métodos de comunicação para atender a vários interesses e níveis de influência.

Estudo de viabilidade

Seu projeto é financeiramente viável? Um estudo de viabilidade responderá a esta pergunta para você e para toda a organização.

Para conduzi-lo, primeiro determine se a tecnologia e os recursos atuais são suficientes para concluir o projeto com sucesso. Em seguida, analise quaisquer implicações legais e certifique-se de que existem capacidades operacionais para apoiar os requisitos do projeto. Com esses dois aspectos em ordem, seu projeto está quase pronto para receber luz verde.

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o culminar de todo o seu planejamento e pesquisa até agora. Este argumento de venda sucinto, mas essencial, deve conter uma visão geral concentrada e convincente de todos os elementos descritos em seu plano:

Objetivo e escopo do projeto
Alocação de recursos-chave
Marcos e cronograma geral
Custo total e orçamento proposto
Lista de todas as partes interessadas e suas assinaturas

B. Planejamento do projeto

Este grupo é crucial para definir as bases do projeto. Inclui processos para definir objetivos e escopo, criar um plano de gerenciamento do projeto e determinar planos subsidiários.

Desenvolvendo o plano

Na fase de planejamento, é importante primeiro desenvolver um roteiro do projeto, segmentando-o em tarefas menores e mais gerenciáveis. Agora você pode começar a alocar recursos, estabelecer cronogramas e estimar custos com mais precisão.

Para poder tomar decisões informadas sobre onde o seu projeto se enquadrará no mercado, recomendamos incluir vários tipos de dados no roadmap, tais como:

Feedback do usuário
Tendências de mercado
Estatísticas de utilização
Analise competitiva

Determine quais recursos relativos a pessoas, equipamentos e materiais são necessários para cada tarefa dentro do roteiro. Atribua-os com base na sua disponibilidade e nas prioridades do projeto. Isso garantirá responsabilidade e gerenciamento eficiente de tarefas entre os funcionários.

Usando ferramentas como gráficos de Gantt ou software de gerenciamento de projetos, descreva o cronograma de cada tarefa. Inclua datas de início e término e alinhe-as com a disponibilidade de recursos. Isso o ajudará a gerenciar os custos com mais eficiência e a desenvolver um orçamento que atenda às necessidades da sua empresa.

Gerenciamento de riscos

Cada projeto traz seus próprios riscos. Depois de desenvolver um plano, você deve saber o que são e como abordá-los.

Juntamente com a equipe do projeto e as partes interessadas relevantes, avalie a probabilidade e o impacto de cada risco. Isso o ajudará a priorizá-los e a criar uma estratégia de resposta. Isto pode incluir evitar, mitigar, transferir ou aceitar o risco.

C. Execução do projeto

Este grupo de processos completa o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações e objetivos do projeto. Inclui a coordenação de pessoas e recursos, o gerenciamento do envolvimento das partes interessadas e a integração e execução das atividades do projeto.

Implementando o plano

A implementação do plano é o primeiro passo na fase de execução. Neste ponto, você deve usar ferramentas de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas, acompanhar o progresso e atualizar status. Isso garantirá que todos estejam alinhados com o cronograma e os marcos do projeto.

Você também deve monitorar continuamente a alocação e a disponibilidade de recursos. Manter-se atualizado sobre a evolução das necessidades da equipe e do projeto é essencial para o sucesso do processo.

Estratégia de comunicação

Aprender como gerenciar um projeto também significa dominar um plano de comunicação que inclua mensagens e públicos-chave, tanto internos quanto externos. Isso inclui:

Atualizações da equipe
Reuniões de partes interessadas
Boletins informativos para clientes

Existem alguns canais que podem ser usados ​​para isso, incluindo e-mail, mensagens de textoe videoconferência. Você deve divulgar suas comunicações entre eles de acordo com o público e o tipo de informação que está sendo compartilhada.

Gestão de equipe e qualidade

Gerenciar adequadamente as necessidades da sua equipe durante a fase de execução é vital para o sucesso do projeto. Fornecer liderança e direção claras, permanecendo disponível para orientação conforme necessário. Você também deve implementar estratégias justas de resolução de conflitos, pois isso promove um ambiente de trabalho positivo que manterá o projeto no caminho certo.

Ao mesmo tempo, você deve estar atento à qualidade das entregas do projeto. Reiterar os padrões que os resultados devem cumprir, estabelecidos durante a fase de planeamento. Você também deve realizar testes e revisões regulares para garantir que esses padrões sejam atendidos.

D. Monitoramento e controle do projeto

Este grupo abrange acompanhar, revisar e regular o progresso e desempenho do projeto. Identificar quaisquer áreas nas quais são necessárias alterações no plano e iniciar as alterações correspondentes também fazem parte do processo.

Acompanhamento de progresso e desempenho

Acompanhar o andamento do projeto e o desempenho de sua equipe dedicada são aspectos essenciais da etapa de execução. Existem várias maneiras de abordar isso.

Os gráficos de Gantt são uma escolha popular, pois podem ajudar você e sua equipe a monitorar visualmente os cronogramas e o progresso em relação ao cronograma básico.

As ferramentas de gerenciamento de projetos são outra ótima opção, pois oferecem painéis em tempo real e recursos de monitoramento para vários aspectos do projeto, incluindo desempenho, utilização de recursos, conclusão de tarefas e gerenciamento de custos.

Usar ambos é uma maneira eficaz de reunir o máximo de insights possível. Esta informação será útil na identificação de gargalos e durante reuniões com as partes interessadas ao analisar a saúde do projeto.

Gestão de mudanças e riscos

Mudanças em movimento são parte integrante de qualquer projeto. Implementar um processo formal para lidar com eles poupará muito tempo e algumas dores de cabeça ao longo do caminho. Esta documentação deve incluir seções sobre como:

Solicitar alterações
Revise as alterações
Aprovar alterações
Implementar mudanças

Quando ocorrerem alterações, você deve garantir que elas sejam bem documentadas e comunicadas a todas as partes relevantes. Ajuste o plano do projeto e a documentação para refleti-los.

Para manter a saúde do projeto, você também deve realizar auditorias periódicas de risco para identificar e reavaliar novos riscos. Isto deve ser parte integrante das reuniões da equipe e das partes interessadas. À medida que novos riscos são identificados, atualize os seus planos e estratégias de gestão de riscos em conformidade.

E. Encerramento do projeto

Este grupo de processos final envolve a finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos para encerrar formalmente o projeto ou uma fase do projeto. Isto inclui fechar acordos contratuais e documentar as lições aprendidas.

Procedimentos de fechamento

Depois de confirmar que todas as entregas do projeto foram concluídas de acordo com os padrões, é hora de garantir que toda a documentação e registros sejam assinados.

Agora você pode realizar uma reunião de encerramento com a equipe e as partes interessadas para anunciar formalmente a conclusão do projeto. Se aplicável, você também pode transferir a responsabilidade para as equipes operacionais que cuidarão da próxima fase durante a reunião.

Você também deve auditar todos os recursos alocados para o projeto, incluindo recursos humanos, físicos e tecnológicos. Isso permitirá que você os realoque adequadamente para outros projetos ou funções dentro da organização.

Revisão pós-implementação

Finalmente, você deve avaliar o projeto em relação aos seus objetivos iniciais e critérios de sucesso para determinar o que deu certo e o que não deu. Crie um relatório detalhado que descreva esses sucessos e desafios, fornecendo uma visão geral clara para as partes interessadas.

Você também pode se reunir com a equipe do projeto e as partes interessadas para discutir o relatório. Peça também o feedback deles e documente esses insights de maneira estruturada, categorizando-os nos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos. Isso será útil para o gerenciamento de projetos futuros.

10 dicas úteis para o sucesso do gerenciamento de projetos

O processo de gerenciamento de projetos pode ser altamente gratificante e livre de problemas se você mantiver algumas coisas essenciais em mente. As 10 dicas abaixo irão ajudá-lo a aprimorar sua capacidade de liderar projetos com eficiência, maximizando suas chances de sucesso.

Defina objetivos claros

Ter objetivos claros para o seu projeto garantirá que todos os membros da equipe entendam o que precisa ser realizado e por que isso é importante. Você pode usar os critérios SMART, que significam específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado.

Crie uma declaração de visão

Desenvolva uma declaração de visão concisa que descreva o que o projeto é e o que ele pretende alcançar. Isso ajudará a motivar e orientar a equipe em direção a um objetivo comum, além de servir como uma proposta de valor no futuro.

Por exemplo, a declaração de visão para uma solução de comunicação empresarial como o Textmagic seria mais ou menos assim:

Crie um roteiro de projeto

Descreva os principais marcos e resultados do projeto. Um roteiro visual ajuda a manter a equipe alinhada e ciente do andamento do projeto e dos principais prazos. Abaixo, fornecemos uma representação de como isso pode ser:

Comunique-se com sua equipe

Crie linhas abertas de comunicação com sua equipe, fornecendo atualizações e check-ins regulares. Manter a transparência garante que todos estejam informados, envolvidos e tenham a oportunidade de contribuir.

Delegue tarefas adequadamente

Atribua tarefas com base nos pontos fortes e nas habilidades de gerenciamento de projetos dos funcionários. A delegação adequada aumenta a eficiência e capacita sua equipe, ao mesmo tempo que garante que os indivíduos mais qualificados concluam as tarefas necessárias.

Identifique riscos potenciais

Identifique proativamente os riscos que podem impactar o sucesso do projeto. Avalie a probabilidade e o impacto desses riscos, desenvolvendo estratégias para mitigá-los ao longo do caminho para garantir uma navegação tranquila em geral.

Utilize um software de gerenciamento de projetos

Implemente software de gerenciamento de projetos para agilizar atribuições de tarefas, agendamento, alocação de recursos e comunicação. Jira, Ásana, e Escrever são algumas das ferramentas mais populares nesta categoria.

Fonte da imagem: Jira.com

Monitore o desempenho do projeto

Revise regularmente o desempenho do projeto em relação aos objetivos e cronogramas definidos. Use métricas de desempenho para identificar áreas que precisam de atenção e ajustar estratégias conforme necessário.

Comemore marcos

Reconheça e comemore a conclusão de marcos importantes. As celebrações podem aumentar o moral, reconhecer os esforços da equipe e motivar os membros para a próxima fase do projeto.

Incentive feedback

Busque e incentive ativamente a contribuição dos membros da equipe e das partes interessadas ao longo do projeto. Esse ciclo de feedback fechado promove um ambiente colaborativo e pode fornecer insights valiosos para melhorar processos.

Conclusão

Adotar uma abordagem estruturada em termos de gestão de um projeto é fundamental para alcançar o sucesso. Ao adaptar as estratégias descritas neste artigo aos desafios e necessidades exclusivos do seu projeto, você pode aumentar a flexibilidade, a capacidade de resposta e a eficiência no longo prazo.

Adote seguir os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos como uma estrutura orientadora, ao mesmo tempo que permite espaço para ajustes com base em insights e feedback em tempo real. Esta abordagem adaptativa garante que a sua estratégia não seja apenas sistemática, mas também dinâmica.

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https://www.textmagic.com/blog/how-to-manage-a-project/
Autor: Alina Petcu

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