Use essas técnicas de comunicação para manter até mesmo as partes interessadas mais difíceis ao seu lado

A gestão das partes interessadas é uma arte que a maioria de nós aprende da maneira mais difícil. Este artigo fornece algumas dicas práticas para uma melhor influência e menos estresse.

Soa familiar?

Você olha para o celular e seu coração dá um mini samba. É última hora, Linda. O tempo está chegando à sua grande apresentação e Linda decide que agora é o momento perfeito para seu momento “Eureka”. Claro, você é a favor de ideias e sabedoria coletiva, mas por que essa epifania não ocorreu há uma semana?

Só então você abre seu e-mail, há cinco notas separadas de Nervous Nora, perguntando uma série de “você já pensou em…?” (que você tem).

Então Can’t Commit Carl envia outra mensagem pedindo que você adie a reunião por mais uma semana para dar a ele mais tempo para pensar sobre isso.

Ah, e aí vem o Ivan super envolvido, que tomou a liberdade de criar alguns grupos focais extras (conversando com as mesmas pessoas que você conversou na semana passada).

Se você está envolvido no gerenciamento de partes interessadas há mais de um minuto, provavelmente já conheceu algumas dessas partes interessadas desafiadoras e bem-intencionadas.

Estratégias eficazes para uma melhor gestão das partes interessadas

Aqui estão algumas abordagens e o que dizer para desestressar o seu dia e manter seu projeto no caminho certo.

1. Concentre-se em ser eficaz, não certo

Reserve o que é certo e concentre-se em como você pode ser eficaz com as partes interessadas difíceis.

Se a Donna distraída estiver se sentindo estressada e atrasando você ao pedir informações que você já compartilhou, então a maneira como você está se comunicando não está funcionando. Você pode estar “certo” ao atualizá-la e ela não estar ouvindo, mas você ainda não foi eficaz.

Pode-se dizer,

E se marcarmos um check-in de 15 minutos por semana para que eu possa fornecer exatamente o que você precisa? Se não tivermos uma atualização importante, cancelarei e enviarei um e-mail rápido para você.”

Nora pode estar ansiosa porque não tem certeza sobre os resultados. Você pode estar “certo” ao dizer a ela que tudo está sob controle, mas você se torna “eficaz” quando apresenta a ela um plano de contingência. Isso alivia suas ansiedades e conquista para você uma parte interessada cooperativa.

Você poderia abordar Nora desta forma:

Você está levantando algumas preocupações importantes e eu também pensei sobre isso. Deixe-me explicar alguns de nossos planos de contingência. Quero garantir que estamos abordando qualquer uma de suas grandes preocupações.”

2. Faça uma pausa para respirar e depois prossiga

Um aspecto particularmente difícil do gerenciamento das partes interessadas é quando elas ficam malvadas ou irritadas.

Quando você se sente atacado, negligenciado, menosprezado, ignorado, desvalorizado ou dado como certo, é normal ficar com raiva e perguntar “Por que eles estão fazendo isso comigo?”

Reserve um momento para respirar e lembre-se de que as ações da outra pessoa não têm a ver com você. Eles estão tentando fazer o melhor que podem com o que têm. Eles não acordaram naquela manhã pensando como te deixar com raiva.

Se precisar de alguns minutos para se recompor, faça-o. É melhor você entrar na conversa com um estado de espírito calmo.

Quando as emoções estão intensas, a clareza é prejudicada. Reserve um momento para respirar, deixe as emoções de lado e crie estratégias com calma.

Um superpoder do gerenciamento das partes interessadas é saber como acalmar uma conversa. Aqui estão algumas frases poderosas que podem ajudar.

“Eu percebi isso . . . O que está acontecendo com você?

Uma opção é observar o que está acontecendo. Quando você calmamente chama a atenção para o comportamento de alguém e pergunta: “O que está acontecendo com você?” isso os ajuda a respirar e escolher uma abordagem diferente. Por exemplo, você pode dizer: “Percebi que você está de pé e gritando. O que está acontecendo com você agora?

“Agradeço por você compartilhar isso comigo.”

Esta frase simples faz maravilhas em muitos cenários de gestão de partes interessadas. Funciona melhor quando alguém compartilha uma perspectiva difícil – algo que eles esperam que você não goste. Você não está concordando ou discordando. Em vez disso, você está honrando o esforço deles de comunicação. Também pode ser uma boa maneira de fazer uma pausa em uma conversa em andamento, para que você tenha tempo para pensar sobre a perspectiva deles.

“Que tal um tempo limite?”

Às vezes, você precisará pedir um tempo limite e dar a todos tempo para se acalmarem. Às vezes, quando a confiança está muito baixa, pode ser necessário trazer um terceiro ou um defensor em quem a outra pessoa confia para ajudar a moderar a conversa.

3. Envolva-se com Empatia

A empatia é a forma mais eficaz de ajudá-lo a se tornar mais eficaz na sua busca pela gestão das partes interessadas. Tente ver o mundo da perspectiva deles. Quando você consegue entender por que eles agem daquela maneira, você estará em melhor posição para encontrar soluções construtivas.

Talvez Donna Distraída esteja fazendo malabarismos com três grandes iniciativas estratégicas que consomem sua atenção. Ou, Não posso me comprometer Carl vive no mundo mental das oportunidades e do “O que poderia ser” e não se sente preso a datas de vencimento arbitrárias. Ele também se importa – muito.

Talvez o Over-Involved Ivan já tenha visto esse filme antes e terminou com ele em uma participação especial como “O Microgerente Quem sabia demais.

Se você não tiver certeza de como é o mundo da perspectiva deles, você sempre pode perguntar. por exemplo: “O que é mais importante nesta tarefa? Quero ter certeza de que acertaremos em cheio. Você pode me ajudar a entender como isso se encaixa no cenário geral?”

Alguns dos nossos GOAT (O Maior de Todos os Tempos) Frases poderosas do nosso novo livro, Frases poderosas para lidar com conflitos no local de trabalho, trabalhe bem para expressar empatia e criar uma conexão com suas partes interessadas difíceis.

“Eu me preocupo com _____ (você, esta equipe, este projeto) e estou confiante de que podemos encontrar uma solução com a qual todos possamos trabalhar.”

Claro, este requer sinceridade. Se o seu comportamento passado torna esta afirmação questionável, você vai querer complementar esta com um Sinceras desculpas ao declarar sua intenção para seu relacionamento futuro.

“Me diga mais.”

Nada cria uma conexão como ser visto, e esta frase poderosa chega lá em apenas três palavras. Esse prompt ajuda a passar de conversas e sintomas superficiais para um significado mais profundo. Quando você convida a outra pessoa para continuar, muitas vezes ela o ajudará a entender o que ela realmente quer dizer, o que é mais importante para ela, e você evitará mal-entendidos.

“Parece que você está se sentindo _____, certo? [pausa para afirmação]. Obrigado por me contar como você se sente.

Conversar com a outra pessoa para validar seus sentimentos pode ajudar a diminuir o conflito em qualquer ponto da conversa.

4. Busque autoconsciência

Um segredo vital para uma gestão eficaz das partes interessadas é que elas não são as únicas pessoas “difíceis” no mix. Da perspectiva deles, você pode ser o difícil. Somos todos idiotas de outra pessoa.

Aos olhos do excessivamente envolvido Ivan, pode ser você quem não está prestando atenção suficiente aos detalhes. Neutralize isso mostrando a ele que você se preocupa com as minúcias, mas também explique como diminuir o zoom para ver o quadro geral pode ser igualmente crucial.

Você pode dizer a Ivan,

“Eu valorizo ​​sua perspectiva. Poderíamos agendar uma reunião rápida para discutir como as coisas estão indo?”

Ou,

“Agradeço sua atenção aos detalhes, Ivan. Entendo por que esse ponto específico é uma preocupação para você. No entanto, se nos concentrarmos demasiado nisto, corremos o risco de perder de vista outros aspectos essenciais.”

5.  Informe de forma inteligente

Pessoas diferentes precisam de informações diferentes – de maneira diferente. Lembre-se, você quer ser eficaz, não está certo. Não adianta enviar um e-mail mensal quando você sabe que seu principal interessado recebe informações verbalmente e pode lhe dar uma resposta rapidamente se você simplesmente caminhar pelo corredor ou pegar o telefone.

Eles precisam da história completa ou de um rápido resumo do que aconteceu e do que você precisa? Eles querem atualizações de hora em hora ou um resumo semanal? Dê às pessoas as informações de que precisam, da maneira que precisam, e seu relacionamento melhorará.

É aqui que muitos líderes caem na armadilha de estarem “certos”, mas não serem eficazes. Só porque você enviou um e-mail não significa que você se comunicou.

6. Planeje o envolvimento

Quando você sabe que é provável que uma das principais partes interessadas se envolva muito tarde, com muita frequência ou nunca se envolva, você pode planejar uma maneira intencional de obter sua atenção e contribuição.

Para alguém como Linda. quem você conhece vai esperar até o último minuto para se envolver, passar a linha de chegada. Especificamente, procure-a e agende um check-in antes do prazo final.

Você pode perguntar a Linda,

“Podemos conversar por cinco minutos – você tem algo valioso a oferecer aqui.”

Diga a ela o quanto você valoriza a perspectiva dela e que adoraria a opinião dela. Se ela não tiver ideias agora, dê a ela um prazo que ainda permita que você conclua o trabalho.

Sim, é preciso um pouco mais de esforço em comparação com o lugar onde todos estão contribuindo, mas a alternativa é aquele temido telefonema da noite anterior. Líderes experientes conhecem seus stakeholders e os envolvem quando faz mais sentido.

Para a Nervosa Nora e o Superenvolvido Ivan: Às vezes, eliminar a ambigüidade é a melhor abordagem. Uma conversa franca sobre expectativas e preocupações muitas vezes pode preparar o terreno para interações mais tranquilas no futuro.

“O que um resultado bem-sucedido faria por você?”

Uma receita para o sucesso

A gestão eficaz das partes interessadas não consiste apenas em evitar armadilhas; trata-se de transformar proativamente desafios em oportunidades de crescimento e influência.

Sua vez.
Quais são suas melhores práticas para lidar com partes interessadas difíceis?

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Autor: Karin Hurt e David Dye