As respostas automáticas por SMS são a melhor opção para uma empresa quando se trata de oferecer aos clientes as informações que procuram, na hora. Autoresponders são fáceis de configurar, usar e envolver os clientes instantaneamente.
Qualquer estratégia de marketing estaria incompleta sem textos de resposta automática, e você está prestes a descobrir o porquê.
O que é uma resposta automática de SMS?
Uma resposta automática de SMS é um ferramenta de automação de mensagens de texto que usa palavras-chave para enviar respostas imediatas aos seus clientes. Os textos enviados pelos clientes atuam como gatilhos quando incluem determinadas palavras-chave; você especifica quais palavras-chave atuarão como acionadores ao definir as regras de automação. Dessa forma, quando um cliente envia um texto contendo aquela palavra-chave, ele recebe uma resposta predefinida.
As respostas automáticas de texto são uma ferramenta flexível de marketing empresarial com muitos usos para marketing, atendimento ao cliente e promoção de leads.
As empresas podem usar uma resposta automática de SMS para:
Compartilhe descontos e promoções
Bem-vindos novos assinantes
Responda instantaneamente a consultas de vendas e suporte
Forneça lembretes, atualizações e alertas aos clientes
Crie pesquisas
Compartilhe arquivos e conteúdo
Aumente as vendas e os números de testes gratuitos
Como funcionam as respostas automáticas de SMS?
As respostas automáticas de SMS funcionam com base em regras de automação. Uma regra de automação é uma forma de configurar um gatilho para uma resposta de texto predefinida. Digamos que um cliente envie uma mensagem de texto solicitando uma consulta. Você pode configurar uma regra de automação com base em uma palavra-chave específica – neste caso, a palavra-chave será “compromisso”.
Cada vez que você receber um texto que mencione esta palavra-chave, o sistema responderá com um texto pré-definido. Aqui está um exemplo de texto predefinido que você pode usar:
Olá, [Nome]. Informe-nos por mensagem de texto quando você estará disponível para um compromisso ou ligue para [Número] para agendar com um de nossos operadores.
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Com base na palavra-chave usada, em quais listas de e-mail um contato está, ou se for um novo contato, essas regras podem aplicar qualquer combinação das seguintes ações:
Enviar uma mensagem de texto
Adicione o contato a novas listas de e-mail
Envie uma chamada de texto para voz
Envie uma gravação de áudio como transmissão de voz
Remover o contato das listas de e-mail
Melhores práticas para respostas automáticas de SMS
Os melhores textos de resposta rápida são criados levando em consideração as seguintes regras:
Sempre personalize sua mensagem de resposta automática
Textos genéricos são coisa do passado. Seus clientes desejam sentir que seus textos são endereçados diretamente a eles, como indivíduos, não nomes aleatórios em uma lista de mensagens de texto. Isso vai:
Mantenha os clientes satisfeitos com o conteúdo que recebem
Atenda e até supere suas expectativas
Crie defensores da marca.
Estabeleça expectativas realistas
Se você quiser deixar uma resposta automática “Fora do escritório”, certifique-se de especificar o horário exato em que estará disponível novamente. As pessoas precisam de respostas rápidas às suas dúvidas e muitas vezes decidem buscar outras formas de resolver seus problemas se o seu tempo de ausência for muito longo.
Deixe-os decidir o próximo curso de ação. Textos genéricos como “Entraremos em contato em breve” não estabelecem expectativas claras. Tente algo mais específico: “Não estou disponível no momento, mas entrarei em contato até o final de [data]”.
Aqui estão alguns exemplos de mensagens SMS “fora do escritório” que você pode usar:
Obrigado por entrar em contato com a [Empresa]. Nosso horário de funcionamento é de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h. Entraremos em contato dentro de 24 horas após receber esta mensagem.
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Obrigado pelo seu texto. No momento não estamos disponíveis, mas você pode ligar para [Número] para obter assistência urgente.
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Usos potenciais para uma resposta automática de SMS
As opções simples disponíveis por meio da automação de marketing de texto permitem uma variedade de usos potenciais, especialmente quando combinadas com outras formas de mensagens de texto automatizadas:
1. Assinando seu boletim informativo
Permita que os usuários se juntem aos seus assinantes de SMS enviando uma mensagem de texto com uma palavra-chave como JOIN, solicitando um texto de boas-vindas e adicionando-os à sua lista de mala direta do boletim informativo. Da mesma forma, um palavra-chave como STOP podem retirar um contato de suas listas de e-mail quando quiserem cancelar. Na maioria dos países, você deve fornecer uma palavra-chave de exclusão ao usar o marketing de resposta automática por SMS.
Obrigado por se juntar ao nosso boletim informativo. Agora você começará a receber nossas atualizações. Responda STOP para cancelar a assinatura.
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Textmagic fornece várias palavras-chave integradas que você não precisa configurar. As palavras-chave para se inscrever são JOIN, SUBSCRIBE, RESUBSCRIBE, OPT IN, OPT-IN, OPTIN e UNSTOP.
As palavras-chave para cancelar são STOP, STOPP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, END e QUIT.
2. Pesquisas por SMS
Uma resposta automática de SMS pode ser usada para fazer perguntas de múltipla escolha, usando uma palavra-chave diferente para cada resposta.
Ao escolher a próxima pergunta com base na palavra-chave anterior, você pode criar pesquisas ramificadas. Além de permitir que você se aprofunde nas respostas, isso mantém as pesquisas curtas, evitando perguntas irrelevantes. Reduzir o número de perguntas pode ajudar aumentar as respostas da pesquisa por SMS.
Para pesquisas e feedback mais complexos, use o TexMagic Ferramenta de pesquisa por SMS.
Olá, [Nome]! Você está convidado a participar de uma pesquisa rápida que lhe dará 20% de desconto em seu próximo pedido. Você gostaria de continuar? Responda com SIM ou NÃO.
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Quando eles responderem SIM, esta resposta automática será enviada:
Em uma escala de 1 a 10, como você avaliaria sua última compra conosco?
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3. Respostas fora do horário comercial
Envie uma resposta automática às mensagens avisando quando seus textos forem verificados.
Para números de suporte ao cliente, você pode fornecer suporte off-line sugerindo palavras-chave para problemas comuns. Essas palavras-chave podem levar a questões de solução de problemas ou a mais informações e opções de palavras-chave. Alternativamente, eles poderiam adicionar o cliente à sua lista de e-mails de suporte para receber a atenção de um agente ativo.
Aqui está uma mensagem profissional de “fora do escritório” que você pode usar:
Olá, você entrou em contato com o departamento de atendimento ao cliente da [Nome da empresa]. Nossa equipe já voltou para casa, mas responderemos até EOD na segunda-feira.
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4. Envio de lembretes
Uma resposta automática por SMS pode permitir que os clientes solicitem um lembrete sobre seus serviços. Por exemplo, um salão de beleza pode enviar aos clientes os horários da próxima visita em resposta à palavra-chave LEMBRETE.
Enviar uma mensagem curta de texto é uma forma altamente eficiente de lembrar as pessoas de compromissos e isso traz um benefício tanto para o negócio, na forma de redução de não comparecimentos, quanto para o cliente que se sentirá valorizado e acolhido.
Cliente envia mensagem de texto: “LEMBRETE”
A palavra-chave “REMINDER” irá então acionar esta resposta automática:
Olá, [Nome]! Seu próximo compromisso conosco é em [Data], às [Hora]. Aguardamos sua visita, [Nome do salão].
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5. Atualizações de status
Permita que os clientes solicitem atualizações por texto. Por exemplo, verificando o andamento da entrega ou obtendo as atualizações mais recentes sobre interrupções de serviço. 75% dos millennials dizem que enviar mensagens de texto é a forma preferida de obter atualizações de entrega.
O uso de respostas de texto automatizadas para essas consultas garante aos clientes uma resposta quase instantânea a qualquer momento e reduz a carga de suas equipes de suporte ao vivo.
Cliente envia mensagem de texto: “Alguma novidade sobre minha entrega?”
A palavra-chave “Entrega” acionará esta resposta automática:
Seu pacote [número de entrega] está a caminho. Ele chegará até você no final de [Data]. Entre em contato conosco em [Número de telefone] para mais detalhes.
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6. Agende contatos ao vivo
Permita que os usuários solicitem a ajuda de um agente ao vivo enviando uma mensagem de texto com uma palavra-chave como HELP para ir para sua lista de e-mails de suporte. Os registros de resposta automática incluem o texto completo do usuário, para que possam incluir mais informações sobre sua consulta junto com a palavra-chave.
Além do suporte ao cliente, também pode ser útil para acompanhar novos leads, detalhando suas necessidades quando solicitam contato.
Cliente envia mensagem de texto: “Olá, preciso de ajuda. Tentei fazer login em um dispositivo móvel e não funcionou.”
A palavra-chave “Ajuda” acionará esta resposta automática:
[Nome], um de nossos agentes de suporte ao cliente entrará em contato com você em breve.
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7. Solicitação de mais informações
As respostas de texto automatizadas podem permitir que os usuários obtenham mais informações sobre um texto que você lhes enviou.
Por exemplo, clientes imobiliários podem responder com uma palavra-chave se estiverem interessados em um imóvel. Isso permite que você mantenha sua mensagem inicial simples, enviando apenas os detalhes completos para as pessoas que os desejam. Como o envio de imagens custa mais do que mensagens somente de texto, isso também torna suas mensagens de texto mais econômicas, ao não enviar imagens para clientes que não estão interessados.
Além disso, você também pode usar isso para atrair novos leads, incluindo seu número de SMS e palavra-chave na sinalização:
Olá, [Nome], temos uma nova listagem na área de seu interesse: [Link].
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Cliente: “Ótimo, posso obter mais detalhes?”
A palavra-chave “Detalhes” acionará esta resposta automática:
Aqui estão alguns close-ups para ajudá-lo a decidir se deseja agendar uma exibição privada.
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8. Fornecimento de mídia e outros arquivos
O envio de imagens e arquivos não só é um pouco mais caro, mas também pode não ser coberto pelo formulário de inscrição de SMS.
No entanto, pode haver muitas situações que podem se beneficiar ao oferecer essa opção por meio de uma palavra-chave. Você pode usar isso para enviar aos leads um vídeo de demonstração ou PDF ou para auxiliar o suporte técnico com um guia em vídeo.
Benefícios de usar respostas automáticas de SMS
As respostas automáticas de SMS oferecem vários benefícios em relação a outros métodos de comunicação nestas situações:
Respostas instantâneas a cada mensagem facilitam a vida de você e de seus clientes. Mesmo quando é apenas para confirmar que o texto chegou e uma resposta completa está a caminho, isso dá aos contatos a garantia de que sua dúvida está sendo atendida.
Economize tempo automatizando respostas a consultas frequentes, resultando em uma resolução mais rápida para os usuários e mais tempo para se concentrar em problemas que você não pode automatizar.
Melhore o acompanhamento e a resolução de contatos, garantindo que os usuários sempre tenham uma maneira simples de iniciar a próxima etapa por meio de uma palavra-chave.
Personalize conversas automatizadas usando palavras-chave ramificadas, enviando variações de respostas mais relevantes de acordo com listas de e-mail e incluindo tags de mala direta em modelos de resposta.
Como configurar respostas automáticas em um iPhone
Você pode configurar respostas automáticas para diferentes cenários:
Resposta automática para o modo Não perturbe
Abra o aplicativo Ajustes no seu iPhone.
Toque em “Foco” para acessar as configurações de Não perturbe. Em versões mais antigas do iOS, isso pode ser listado diretamente como “Não perturbe”.
Selecione “Não perturbe” na lista de opções. Se estiver usando iOS 15 ou posterior, pode ser necessário criar um novo modo Focus para condições específicas.
Role para baixo para encontrar as opções de resposta automática. Toque em “Resposta automática para” para escolher quem recebe suas respostas automáticas. Você pode selecionar opções como “Ninguém”, “Recentes”, “Favoritos” ou “Todos os contatos”.
Volte para a tela anterior e toque em “Resposta automática”. Aqui você pode personalizar a mensagem que será enviada automaticamente quando o Não perturbe estiver ativo.
Resposta automática enquanto dirige
O iPhone também possui um recurso projetado especificamente para enviar respostas automáticas enquanto você dirige, para evitar distrações. Veja como ativá-lo:
Inicie o aplicativo Ajustes no seu iPhone.
Toque em “Foco” ou diretamente em “Não perturbe”, dependendo da sua versão do iOS.
Selecione “Dirigindo” para acessar as configurações quando você estiver dirigindo. No iOS 14 ou anterior, pode estar em “Não perturbe ao dirigir”.
Escolha como deseja que o modo de direção seja ativado. Você pode ativá-lo automaticamente quando o iPhone detectar que você está dirigindo, quando conectado ao Bluetooth do seu carro ou manualmente.
Toque em “Responder automaticamente para” para selecionar quem receberá suas respostas automáticas. As opções são semelhantes às configurações de Não perturbe.
Volte e encontre a opção “Resposta automática” para personalizar a mensagem enviada enquanto você dirige.
Como configurar respostas automáticas no Android
Isso pode ser feito usando o recurso Não perturbe ou um aplicativo de terceiros:
Usando o Não perturbe para configurar respostas automáticas
Abra o aplicativo Configurações em seu dispositivo Android.
Procure por Não perturbe: procure a opção “Não perturbe”. Dependendo do seu dispositivo, isso geralmente pode ser encontrado em “Sons e vibração” ou diretamente no menu principal de configurações.
Ative o modo Não perturbe ativando-o. Você também pode programá-lo para ligar automaticamente em horários ou eventos específicos.
Nas configurações de Não perturbe, procure uma opção para permitir exceções. É aqui que você pode escolher quem ainda pode entrar em contato com você ou quais notificações podem ser recebidas quando o Não perturbe estiver ativo.
Algumas versões e fabricantes do Android incluem uma opção para enviar respostas automáticas a chamadas ou mensagens quando o Não perturbe estiver ativo. Se disponível, você pode configurar isso:
Procurando uma opção “Resposta automática” ou “Responder a mensagens com” nas configurações de Não perturbe.
Ativando-o e personalizando sua mensagem de resposta automática.
Observação: se o seu dispositivo não oferece suporte nativo a respostas automáticas para mensagens em Não perturbe, pode ser necessário usar um aplicativo de terceiros.
Usando um aplicativo de terceiros para respostas automáticas
Procure um aplicativo de resposta automática confiável na Google Play Store e instale-o.
Abra o aplicativo e siga as instruções de configuração. Isso normalmente envolve habilitar o acesso a notificações, selecionar situações (como dirigir, em uma reunião, etc.) onde você deseja que as respostas automáticas estejam ativas e personalizar suas mensagens de resposta automática.
Com o app configurado, você pode ativar respostas automáticas de acordo com suas preferências. A maioria dos aplicativos permite agendar respostas automáticas ou ativá-las/desativá-las manualmente.
Ao usar aplicativos de terceiros para respostas automáticas, esteja atento às permissões solicitadas pelo aplicativo. Conceda apenas as permissões necessárias para a funcionalidade do aplicativo.
Os recursos e configurações podem variar de acordo com o fabricante, modelo e versão do Android do seu dispositivo. Verifique sempre as informações mais relevantes e atualizadas para o seu dispositivo específico.
Configure seu primeiro SMSautoresponder com Textmagic!
Por que usar Textmagic para respostas de texto automatizadas?
As respostas automáticas de SMS permitem que você ofereça uma experiência de SMS aprimorada com menos esforço.
Usar o Textmagic para automatizar respostas de texto permite respostas rápidas e confiáveis aos contatos e fornece gerenciamento automático de listas de e-mail, junto com palavras-chave integradas para garantir que seus textos cumpram os regulamentos de aceitação.
Como configurar respostas automáticas de SMS com Textmagic
Você pode configurar respostas de texto automatizadas em 3 etapas fáceis, começando por acessar Serviços; Regras de automação; Crie uma nova regra no aplicativo Textmagic. Você também precisará comprar um número de SMS virtual, caso ainda não tenha um.
Etapa 1: criar filtros de regras
Os filtros de regras decidem a quais textos suas regras de automação se aplicam.
Use os campos do formulário para nomear sua nova regra e escolher os números de SMS virtuais cujos textos recebidos você deseja responder. Insira os países aos quais a regra responderá e as palavras-chave que ativarão a regra. Você também pode clicar em adicionar para criar novas palavras-chave.
Clique em Continuar depois de fazer isso.
Etapa 2: crie uma resposta
Em seguida, você precisa criar a própria mensagem, começando por escolher o tipo de mensagem. Você também pode optar por não enviar uma mensagem.
Para respostas de texto e conversão de texto em voz, escreva sua mensagem na caixa de texto ou clique em Inserir modelo para usar uma mensagem pré-escrita. Clique em Inserir tag para personalizar a mensagem com tags de mala diretaou Anexar arquivo para incluir imagens, vídeos ou outros arquivos que você deseja enviar.
Para respostas de transmissão de voz, você terá a opção de selecionar uma gravação de áudio que já carregou ou de gravar ou carregar uma nova.
Se você clicar em Acionar regra apenas uma vez para números novos e exclusivos, o mesmo número não poderá ativar a regra duas vezes. Clique em Continuar quando terminar aqui.
Etapa 3: Outras ações
Para adicionar ou remover um contato de uma lista de e-mails quando a regra se aplicar, clique em Adicionar uma nova ação. Em seguida, use as caixas suspensas para adicionar uma lista de e-mails à regra e escolha se deseja adicionar ou remover contatos dela.
Para aplicar mais de uma ação, clique em Adicionar uma nova ação e repita o processo para cada ação adicional.
Depois de adicionar todas as ações adicionais, clique em Continuar. A próxima página mostrará um resumo da regra que você acabou de criar.
Se algo estiver faltando ou incorreto, clique em Concluir, depois clique no ícone de engrenagem e selecione Editar regra.
Empacotando
As respostas automáticas de mensagens de texto são uma maneira rápida e fácil de melhorar o atendimento ao cliente, estando sempre disponíveis para seus clientes e atendendo de perto às suas necessidades.
Depois de definir suas ações de gatilho e palavras-chave, haverá menos preocupações e mais tempo e recursos para outros aspectos importantes do seu negócio.
Você tem todas as instruções, agora só precisa das ferramentas certas.
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Autor: Alexa Lemzy
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